القواعد العامة لأمانة ندوات أقسام الجغرافيا بجامعات المملكة العربية السعودية
أنشئت أمانة ندوات أقسام الجغرافيا بجامعات المملكة العربية السعودية في الجمعية الجغرافية السعودية بمقتضى اقتراح الجمعية العمومية الثانية والعشرين بتاريخ 27 /2 /1427هـ، وموافقة الندوة التاسعة لأقسام الجغرافيا بجامعات المملكة العربية السعودية بتاريخ 29 /2 /1427هـ، على متابعة الجمعية لتوصيات الندوات القادمة لأقسام الجغرافيا، وينظم عمل هذه الأمانة القواعد الأساسية الآتية:
المادة الأولى: اسم الأمانة ومقرها:
تنشأ أمانة باسم “أمانة ندوات أقسام الجغرافيا بجامعات المملكة العربية السعودية “في الجمعية الجغرافية السعودية، وتعمل تحت الإشراف المباشر لمجلس إدارة الجمعية، وتمارس نشاطها من المقر الرئيسي للجمعية وفق القواعد المنظمة للجمعيات العلمية، ويشار إليها فيما بعد باسم “الأمانة”.
المادة الثانية: أهداف الأمانة:
تهدف الأمانة إلى تحقيق ما يأتي:
- التنسيق مع أقسام الجغرافيا في المملكة لاختيار مكان انعقاد ندوات أقسام الجغرافيا كل سنتين حسب موافقة صاحب السمو الملكي النائب الثاني لرئيس مجلس الوزراء رقم 5/626/م وتاريخ 2/4/1405هـ.
- التنسيق مع الأقسام في وضع برنامج ندوات أقسام الجغرافيا.
- متابعة تنفيذ توصيات ندوات أقسام الجغرافيا.
- تتولى الأمانة الشؤون التي تحليها مجالس أقسام الجغرافيا إلى الجمعية والتي يوكلها مجلس إدارة الجمعية أو الجمعية العمومية إلى الأمانة في الجوانب المتعلقة بالتنسيق وتنفيذ التوصيات.
- حفظ وثائق ومطبوعات ندوات أقسام الجغرافيا في المملكة العربية السعودية بالطريقة المناسبة بالتنسيق مع مكتبة الجمعية، ويمكن الحصول على هذه الوثائق والمطبوعات بسعر رمزي لمن يطلبها من الأفراد والمكتبات.
المادة الثالثة: تكوين الأمانة العامة
- تتكون الأمانة من عدد من الأعضاء العاملين في الجمعية لا يزيد على خمسة أعضاء ترشحهم أقسام الجغرافيا في جامعات المملكة العربية السعودية.
- يكون رئيس مجلس إدارة الجمعية أو أمين سرها(حسب ما يراه مجلس إدارة الجمعية)، أحد الأعضاء الخمسة للأمانة ويتولى عمل الأمين للأمانة.
- إذا زاد عدد المرشحين عن خمسة أعضاء يتم اختيار الأعضاء الأربعة (غير الأمين) بناء على أكثرهم حصولاً على الأصوات في عملية اقتراع سري في مجلس إدارة الجمعية الجغرافية السعودية.
- يراعي مجلس إدارة الجمعية في اختيار الأعضاء الأربعة الباقين دورية المشاركة لجميع أقسام الجغرافيا في المملكة.
- مدة العضوية في الأمانة ثلاث سنوات قابلة للتجديد مرة واحدة.
- إذا تغيب أحد الأعضاء عن حضور اجتماعات الأمانة لثلاث مرات متتالية دون عذر مقبول يرفع بذلك لمجلس إدارة الجمعية لاعتباره مستقيلاً من عمل الأمانة.
- عند شغور عضوية أحد أعضاء الأمانة المختارين يقوم مجلس إدارة الجمعية باختيار عضو بديل من الأسماء الأخرى المرشحة من قبل أقسام الجغرافيا.
- يختار أعضاء الأمانة من بينهم نائباً للأمين ، ومقرراً للأمانة.
- يمكن أن تنشئ الأمانة العامة وحدات إدارية تساعد في أداء العمل إذا دعت الحاجة إلى ذلك بعد موافقة مجلس إدارة الجمعية الجغرافية السعودية.
المادة الرابعة: اختصاصات الأمانة العامة:
- تتركز اختصاصات الأمانة في تنفيذ الأهداف العامة للأمانة.
- يعد الأمين ممثلاً لها أمام الغير وينوب عنها في الاتصال بالأقسام والجهات الرسمية وغير الرسمية داخل المملكة وخارجها، وفق الإجراءات النظامية المقررة.
- يساعد نائب الأمين في تنفيذ أعمال الأمانة الموكلة إليه من قبل الأمين، ويقوم مقامه في حال غيابه.
- يقوم مقرر الأمانة بمسئولية إعداد محاضر اجتماعات الأمانة وإعداد التقارير السنوية لها.
المادة الخامسة: موارد الأمانة وميزانيتها:
أولاً: تعتمد الأمانة بصفة أساسية على ما تخصصه الجمعية للصرف على البنود الآتية:
- النثريات التي تحتاجها أعمال الأمانة المكتبية والسكرتارية.
- تذاكر سفر بدرجة الضيافة للأعضاء القادمين من خارج مدينة المقر لاجتماعات الأمانة (يراعى تعزيز الاتصال الإليكتروني لتخفيف الحاجة إلى السفر في أضيق الحدود).
ثانياً: ميزانية الجمعية:
- تبدأ السنة المالية للأمانة وتنتهي مع السنة المالية للجمعية.
- تعد الأمانة حساباتها الختامية وفقاً للقواعد المالية للجمعية وتقدم لمجلس الإدارة قبل شهر من نهاية السنة المالية.
- تقبل التبرعات المباشرة للأمانة لتعزيز ميزانيتها، وعلى أن يذكر ذلك في التقرير الختامي وتتبع الإجراءات النظامية في قبول وصرف تلك التبرعات.
المادة السادسة: اجتماعات الأمانة:
- تعقد الأمانة اجتماعين عاديين كل سنة دراسية في مقر الجمعية الجغرافية السعودية أو أحد أقسام الجغرافيا، ولا يكون الاجتماع صحيحاً إلا بحضور أغلبية الأعضاء. ويجوز عقد اجتماعات غير عادية كلما دعت الحاجة إلى ذلك بناء على طلب الأمين.
- تصدر قرارات الأمانة بأغلبية أصوات الحاضرين، وعند تساوي الأصوات يكون صوت الأمين مرجحاً.
المادة السابعة: أحكام عامة:
- تعتمد هذه القواعد بموافقة أغلبية مجالس أقسام الجغرافيا بجامعات المملكة، ومن الجمعية العمومية للجمعية الجغرافية السعودية.
- تنشر هذه القواعد على الصفحة الإليكترونية للجمعية الجغرافية السعودية وتعمم آلياً وتربط برابط لتعميم توصيات وقرارات الأمانة على الأقسام والأعضاء.
- تعتمد قرارات الأمانة من مجلس إدارة الجمعية ولا تعد قراراتها نافذة إلا بعد اعتمادها من صاحب الصلاحية التي تتبعها الجمعية.
- تنتهي أعمال الأمانة إذا توقف أو أُنهي عقد الندوات بقرار من صاحب الصلاحية.
- تعد ممتلكات الأمانة المادية والعينية تابعة للجمعية الجغرافية السعودية ويسري عليها ما يسري على ممتلكات الجمعية الجغرافية السعودية حسب القواعد العامة المنظمة للجمعيات العلمية في الجامعات السعودية.